InCSR

Ja līdz šim attālināts darbs Latvijā nebija īpaši izplatīts – tas bija viens no darbinieku piesaistes kritērijiem, ko labprāt izmantotu 18% strādājošo Latvijas iedzīvotāju,* krīzes apstākļos tas ir kļuvis par nepieciešamību. Tā ir jauna pieredze ne vien lielai daļai darbinieku, bet arī vadītāju – pat tiem, kuriem ir bijusi saskare ar attālinātu darbu iepriekš, jo, ja līdz šim no mājām strādāja daži cilvēki, nu tā ir visa vai teju visa komanda. Viņu galvenais izaicinājums šobrīd – kā organizēt komandas darbu attālināti, saglabājot tās produktivitāti?!

Attālināts darbs – tas ir kārtējais stāsts par to, ka universālas receptes, kā šo procesu organizēt efektīvāk, nav. Jo gan cilvēki, gan uzņēmumi ir ļoti dažādi, tāpēc pieeja, kas der vienam, var nebūt piemērota citam. No vienas puses, tas ir slikti, jo praksē pārbaudītas lietas ieviest ir ātrāk un lētāk. No otras puses – darba devējiem paveras plašas iespējas eksperimentiem, kas var novest pie vērtīgām inovācijām.

Tomēr starp praksē pārbaudītām metodēm var izcelt piecas, ko ir vērts izmēģināt, jo par to efektivitāti pārliecinājies ne viens vien uzņēmums visā pasaulē, tostarp Latvijā.

#1 Skaidri “spēles” noteikumi

Viens no lielākajiem attālināta darba trūkumiem ir nevis fiziskais attālums starp darbiniekiem, kas var būt mērāms pat simtos kilometru, bet savstarpējas informācijas apmaiņas ātrums un kvalitāte. Tāpēc, lai izvairītos no liekiem pārpratumiem, ir svarīgi jau pašā sākumā vienoties ar darbiniekiem par “spēles” noteikumiem, piemēram:

• Kāds būs jūsu darba laiks? Pastāv daudz un dažādi faktori, kas var ietekmēt mūsu darbu, strādājot attālināti. Tāpēc ir būtiski izrunāt, cikos katrs darbinieks var sākt un beigt darbu, un vienoties, kādos laikos tiešsaistē ir pieejama visa komanda.
• Cik ilgā laikā ir jāatbild uz kolēģu zvaniem, e-pastiem un ierakstiem tajā vai citā savstarpējās saziņas vietnēs? Ja atbilžu sniegšanai uz e-pasta ziņojumiem var noteikt termiņu līdz darba dienas beigām, zvani parasti nozīmē to, ka jautājums ir steidzams, tāpēc uz tiem jāatbild nekavējoties vai pēc iespējas ātrāk.
• Kā tiks kontrolēta darbu izpilde? Iespējas ir dažādas: pārrunāt katra darbinieka individuālo sniegumu telefoniski; organizēt video konferences visai komandai; vienoties, ka katrs darbinieks dienas beigās iesūta jums atskaiti e-pastā; izveidot īpašu elektronisku formu, kurā darbinieki var fiksēt sava darba rezultātus u.tml.
• Kā jūs informēsiet viens otru par to, ka nevarat izpildīt kādu no šiem nosacījumiem, piemēram, jums norunātajā darba laikā ir paredzēts ārsta apmeklējums vai jāpalīdz bērnam ar mācībām? Arī šeit iespējas ir dažādas: informēt tikai vadītāju, kurš nodod ziņu tālāk visai komandai; izmantot dalītā kalendāra funkciju; nosūtīt visai komandai informatīvu paziņojumu e-pastā, īsziņā, kopējā čatā u.tml.

#2 Regulāra komunikācija

Galvenais priekšnosacījums efektīvai komandas darba organizēšanai gan klātienē, gan attālināti ir regulāra un kvalitatīva komunikācija. Tās var būt gan divpusējas sarunas ar noteiktiem darbiniekiem, piemēram, apspriežot kāda projekta aktualitātes vai konkrētā darbinieka darba rezultātus, gan sarunas plašākā darbinieku pulkā, piemēram, jūsu struktūrvienības iknedēļas darbu plānošanas sapulces vai tā dēvētās “prāta vētras”.

Būtiska nianse – lai arī kādus rīkus jūs izmantotu ikdienas saziņai ar komandu, šai komunikācijai jābūt ne vien regulārai, bet arī paredzamai, lai gan jūs kā vadītājs, gan jūsu darbinieki var plānot savu darba laiku.

Tāpat regulāra komunikācija veicina darbiniekos lielāku pienākumu apziņu un drošības sajūtu. Tā rada pārliecību, ka neatkarīgi no tā, kur cilvēks strādā – birojā, rūpnīcā vai mājās uz dīvāna, viņš nevar atslābt (jo no viņa joprojām tiek sagaidīts noteikts darba rezultāts) un viņš nav viens (jo viņš joprojām nepieciešamības gadījumā var vērsties pie jums pēc informācijas, padoma, atbalsta u.tml.).

Savukārt vadītājiem tā ir iespēja ne vien veicināt darbinieku uzticēšanos un motivāciju, bet arī saglabāt līderību un kontroli pār savu komandu. Tiesa, nepārspīlējiet! Pieredze liecina, ka efektīvāk strādā komandas, kuru vadītāji uzticas saviem darbiniekiem, nevis uzrauga katru viņu soli.

#3 Daudzpusīgi komunikācijas kanāli

Korporatīvajā vidē joprojām ļoti izplatīts saziņas kanāls ir e-pasts. Taču ar to mūsdienās vairs nepietiek. Izmantojiet daudzpusīgākus komunikācijas rīkus, kas nodrošina lielāku klātbūtnes efektu. Piemēram, tādas ziņojumapmaiņas platformas kā “Microsoft Teams”, “Skype” un “Zoom” ļauj izmantot gan čata, gan arī audio un video zvana funkcijas. Tāpat tajās var organizēt video konferences u.tml.

Daudzos uzņēmumos un organizācijās jau tiek praktizēti šie vai līdzīgi savstarpējās saziņas rīki. Taču, ja jūs tikai plānojiet sākt izmantot kādu šiem rīkiem, pirms to darīt, noteikti konsultējieties ar kolēģiem no IT nodaļas, lai pārliecinātos, ka konkrētais risinājums ir kiberdrošs.

#4 Sociālā mijiedarbība

Neaizmirstiet, ka jūsu darbinieki ir ne vien jūsu padotie, bet arī vienkārši cilvēki. Ikvienam no viņiem – pat izteiktiem intravertiem – ikdienā ir nepieciešama neformāla sociālā mijiedarbība. Tāpēc, lai arī cik liela būtu jūsu komanda, centieties rast iespēju reizi dienā vai ik pārdienas piezvanīt katram no viņiem personīgi lai aprunātos ne vien par darba lietām, bet arī par to, kā šim konkrētajam cilvēkam klājas, kā viņš jūtas. Un esat gatavi ne vien klausīties, bet arī ieklausīties viņu sacītajā, adekvāti reaģēt.

Veltiet neformālām sarunām arī 5 līdz 10 minūtes no kopējo sapulču laika, piemēram, apjautājoties darbiniekiem, kā viņi pavadīja nedēļas nogali, veicot kopīgu rīta rosmi tiešsaistē vai ierosinot mazo “prāta vētru” par to, kā noorganizēt jaudīgu komandas saliedēšanās pasākumu tiešsaistē. Bet, ja ir šāda iespēja, pārsteidziet darbiniekus, nosūtot viņiem uz mājām picu vai svaigi ceptus kruasānus ar kafiju, ko baudīt sapulces laikā, jo priecīgs un paēdis darbinieks ir laimīgs darbinieks, attiecīgi – viņš radošāks, strādā efektīvāk un produktīvāk.   

Domājot par saviem darbiniekiem, ņemiet vērā, ka darbs no mājām ļoti ierobežo viņu (un arī jūsu) sociālo mijiedarbību. Pieredze liecina, ka šādās situācijās cilvēki agrāk vai vēlāk zaudē piederības sajūtu konkrētajam uzņēmuma, organizācijai un sāk apsvērt iespēju mainīt darbu.

Tāpat attālināts darbs veicina vientulību, kas nopietni apdraud ne vien cilvēku labsajūtu, bet arī dzīvību.

#5 Kvalitatīvs darba aprīkojums

Ir pierasts uzskatīt, ka mūsdienās strādāšanai no mājām primāri nepieciešamas tikai divas lietas – dators un interneta pieslēgums. Taču šis uzskats ir maldīgs. Būtiska nozīme ir arī darba apstākļiem.

Darba vidi mājas apstākļos katrs darbinieks, protams, veido pēc saviem ieskatiem. Taču jums ir iespēja uzlabot savas komandas darba apstākļus. Proti, ņemiet vērā, ka ne visiem darbiniekiem mājās ir pieejams ērts darba galds un krēsls, kvalitatīvas austiņas, datorpele u.tml. Tāpēc iespēju robežās parūpējieties par to, lai tiem, kam ir nepieciešams, tiek nodrošināti šie šķietami nenozīmīgie “sīkumi”, kuriem ir ļoti liela ietekme uz darbinieku darba kvalitāti, efektivitāti un produktivitāti.

Mēdz sacīt, ka izaicinājumi mūs padara tikai stiprākus. Tāpēc paraugieties uz šā brīža situāciju no pozitīvās puses – jūs šobrīd praktizējat vai kuru katru brīdi sāksiet praktizēt nodarbinātības formu, kas vēl nesen tika uzskatīta par “nākotni”. Turklāt jauna pieredze nekad nenāk par ļaunu, vai ne?

…

* “Kantar” pētījums par darba un privātās dzīves līdzsvaru Latvijā un Eiropas Savienībā, 2019